ALLES OVER... HET DRAAIBOEK

Het document waar maanden aan gewerkt wordt. Waar in wordt geschrapt, bijgeschreven, gemarkeerd en gestreept. Hét belangrijkste document van de bruiloft (ok, misschien een gedeeld eerste plaats met de trouwakte). Juist, ik heb het over het draaiboek. Maar wat is een draaiboek nu precies? Wat staat erin en waarom is dit nu toch zo belangrijk? In deze blog leg ik het allemaal uit!

Wat is een draaiboek nu eigenlijk? Een draaiboek wordt niet alleen gebruikt bij het plannen van een bruiloft. Als er ergens een evenement voor georganiseerd wordt, wordt er meestal een draaiboek opgesteld. Heel simpel gezegd: een draaiboek beschrijft per (tijds)moment wat er gaat gebeuren, waar dat zich gaat afspelen, wie daarbij betrokken/verantwoordelijk zijn en de eventuele bijzonderheden waar rekening gehouden mee moet worden. En dit alles super gedetailleerd!

Een opzet maken voor het draaiboek gebeurt ideaal gezien al heel vroeg in de planning van een bruiloft. Je kunt hier zelfs al mee beginnen wanneer de eerste afspraken met leveranciers zijn gemaakt of wanneer je al enig idee hebt van de dagindeling. Het draaiboek is een levend document. Het begint heel klein en wordt gedurende de voorbereidingsmaanden uitgewerkt tot een compleet, gestructureerd en overzichtelijk document. Elke afspraak, elke gebeurtenis, elk detail wordt erin verwerkt. Daarnaast kunnen er ook losse documenten aan worden toegevoegd. Denk bijvoorbeeld aan een fotolijst (met wie willen jullie als bruidspaar op de foto), een tafelindeling of de gastenlijst. Zo heb je in één overzicht alles wat belangrijk is bij de hand. Super fijn om overzicht en structuur te behouden in zo'n (soms toch wel) complexe organisatie.

Zelf maak ik mijn draaiboeken altijd in Excel. Ik werk dan met verschillende tabbladen voor de verschillende onderdelen. Zo maak ik een tabblad met daarop een mini-draaiboek met alles wat belangrijk is voor het bruidspaar. Denk dan bijvoorbeeld aan een overzicht met de belangrijkste onderdelen en de daarbijbehorende tijden (klaarmaken bruid en bruidegom, first look, start fotoshoot, ceremonie, etc.). Ik zet hier dan niet op hoe laat alle leveranciers aankomen. Dit is namelijk voor het bruidspaar helemaal niet van belang wanneer zij een goede ceremoniemeester hebben die zulke zaken regelt en in de gaten houdt.

Voor mezelf als ceremoniemeester maak ik dan een versie met daarop ELKE afspraak en ELK detail. Ik verwerk per exact tijdstip wat er gaat gebeuren, wie daarbij aanwezig zijn en op welke locatie deze actie plaatsvindt. Een voorbeeld van een deel van het draaiboek:

Dit is natuurlijk nog maar een heel klein gedeelte van de gehele bruiloft, maar je ziet al dat er tot in detail wordt nagedacht over alle stappen ('denk je eraan dat je de sleutel bij de moeder van de bruid niet vergeet te vragen..?'). Als een bruidspaar mij boekt als ceremoniemeester, maak ik dit draaiboek voor hen en ik manage het ook. Dit houdt in dat ik, wanneer er iets wijzigt of wanneer er een nieuwe afspraak wordt gemaakt, ik dit in het draaiboek verwerkt zodat dit document ten alle tijden compleet blijft. Ik geef op deze manier ook aan bij het bruidspaar wat zij nog mogen gaan regelen aangezien ik in het draaiboek ook de to-do's bijhoudt. Als ik bijvoorbeeld de gemaakte afspraken met de leveranciers noteer (want ook dit komt allemaal in het draaiboek) en ik merk dat er nog een afspraak over een aflever-tijd ontbreekt, markeer ik dit in het rood en geef ik door aan het bruidspaar. Een lijst met alle gemaakt afspraken met de leveranciers mag niet ontbreken in het draaiboek. Want op de dag zelf moet meteen inzichtelijk zijn wat het bruidspaar met de betreffende leverancier heeft afgesproken zodat hier geen onduidelijkheid of onzekerheid over bestaat. Als het bruidspaar bijvoorbeeld heeft afgesproken met de bloemist dat zij een bruidsboeket, 40 corsages, 15 kleine vaasjes met witte bloemen, en 3 grote bloemstukken voor op de dinertafels geleverd krijgen, dan zet ik dit in het draaiboek en kan ik als ceremoniemeester meteen checken bij het aflever moment of dit overeenkomt en weet ik zeker dat dit klopt met wat het bruidspaar heeft afgesproken. Het bruidspaar kan dit nu zelf helemaal loslaten. En dit voor ALLE afspraken met leveranciers en derden. Heerlijk toch?

Wanneer je zelf uit jullie naaste kring een ceremoniemeester hebt gekozen, bijvoorbeeld een familielid of vriend(in), maar je wilt deze persoon niet opzadelen met het bijhouden van het hele draaiboek, of je wilt gewoon graag zeker weten dat dit professioneel gebeurt zonder dat er ook maar iets vergeten wordt, dan kan ik als jullie online trouwcoach voor jullie het draaiboek opstellen en beheren. Je weet op deze manier zeker dat alle onderdelen van de dag helder beschreven zijn en dat jullie eigen ceremoniemeester met dit document voor jullie de perfecte bruiloft in goede banen kan leiden.

Ik denk dat ik het belang van een goed, uitgebreid, gestructureerd en overzichtelijk draaiboek inmiddels wel heb duidelijk gemaakt. Leuk weetje: ik vind het in elkaar zetten van een perfect draaiboek een van de leukste dingen om te doen in de hele bruiloftsplanning! Ik hou van lijstjes, to-do's en het creëren van overzicht in de (laten we eerlijk zijn) kleine chaos van tientallen afspraken.

Mocht je graag hulp willen bij het opstellen en managen van dit belangrijke document, stuur me dan gerust berichtje en ik denk heel graag met je mee!

X Renske